So klappt’s im Open Office

Tipp 1: Mitarbeiter und Betriebsrat ins Boot holen
Vom Einzelbüro ins Großraumbüro ist eine kulturelle 180-Grad-Wende. "Für die Mehrheit der Mitarbeiter ist es ein Schock, ihre eigenen vier Wände aufzugeben", weiß Brehme. Wir raten, von Beginn an in jeder Abteilung einen Sprecher zu identifizieren und dann gemeinsame Workshops durchzuführen. "Am Ende kann sich nicht jeder seine Büroausstattung aussuchen, aber auf diesem Weg lassen sich Wünsche und der Bedarf besser auf die Mitarbeiter abstimmen", sagt Brehme. Zudem sollte der Betriebsrat von Anbeginn involviert sein – nicht nur aus Befindlichkeitsgründen, sondern weil der Betriebsrat oft wertvolle Hinweise geben kann.

Tipp 2: Baue um und rede darüber
Die fortlaufende Kommunikation beim Umzug oder Umbau in ein Großraumbüro ist ein Erfolgsfaktor. Ob Newsletter, schwarzes Brett, Besichtigungen anderer Büros: Sollen sich Mitarbeiter aufs neue Großraumbüro freuen, müssen sie informiert werden. "Der Austausch dazu und der Informationsfluss müssen institutionalisiert werden. Über bestimmte Dinge lässt sich nur zu einem bestimmten Zeitpunkt sprechen. Ist der Anlass verpasst, ist es zu spät", erklärt Brehme. Daher sollten Unternehmen eine Kommunikationskaskade deklinieren.

Tipp 3: Raum statt Enge
Ein Motiv von Unternehmern, zunehmend auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Die Flächenkennwerte bewegen sich laut CSMM von früher 30 qm pro Mitarbeiter auf aktuell rund 20 qm pro Mitarbeiter. Brehme: "Das ist mit Blick auf die Digitalisierung nur folgerichtig. Der einzelne Mitarbeiter benötigt nicht mehr zig laufende Meter für Ordner und Papier." Der Experte warnt jedoch davor, mit Flächenkennwerten von 10 bis 12 qm zu arbeiten, wie es aktuell einige Coworking-Anbieter tun. "Im Großraum braucht der einzelne Mitarbeiter dennoch Raum. Dieser sollte jedoch idealerweise über gut nutzbare Allgemeinflächen bereitgestellt werden", sagt Brehme. Ob Teeküche, Bars, Meetingräume, kleine Besprecher, Sofaecken oder Telefonnischen: Gibt es ausreichend variable Allgemeinflächen, fühlt sich der einzelne Mitarbeiter in der gesamten offenen Bürowelt wohl. Laut Brehme verschlechtert eine zu hohe Verdichtung die Arbeitsumgebung, die Leistungsfähigkeit und Motivation – und kostet Unternehmen schlimmstenfalls Wertschöpfung und Geld.

Tipp 4: Mobile Technik für alle
Der Großraum lebt von der Flexibilität und vom Austausch der Mitarbeiter. Dies gelingt ideal, wenn die Mitarbeiter nicht durch stationäre Computer und Schnurtelefone an den Schreibtisch gebunden sind. Ausgestattet mit Laptops und Schnurlostelefonen sind Mitarbeiter im gesamten Büro zu Hause und können flexibel Teams und Arbeitsgruppen bilden. Ein funktionierender Serverzugriff zählt ebenso zur technischen Grundvoraussetzung wie die Ausstattung der Sonderflächen mit Systemen zur Videokonferenz. "Wenn die Technik funktioniert, wird sie auch genutzt."

Tipp 5: Für Ruhe und Regeln sorgen
Mit dem Kollegen an seinem Platz eine halbe Stunde intensiv über ein Projekt sprechen? Geht im Großraumbüro ebenso wenig wie in Konzertlautstärke mit Kunden telefonieren. "Wenn ein Gespräch länger als eine Minute dauert, müssen Mitarbeiter dafür Sonderflächen nutzen. Sonst wird die gesamte Mannschaft abgelenkt", erläutert Brehme. Er empfiehlt zum Start in Großraumbüros klare Regeln. Dazu gehört auch der Hinweis auf die Telefonlautstärke. Diese lässt sich mit Messgeräten visualisieren und so bewusst drosseln. Das Thema Lautstärke sollte zudem bereits bei der Planung eine Rolle spielen, indem beispielsweise Akustikexperten hinzugezogen werden. Eine weitere Regel bei Großraumbüros ist die "clean desk policy", nach der Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages ihren Platz aufräumen.

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